コラム

2012-10-04

書類は読んでもらわなくては… (絵本を使うビジネスマナー講師)

書類の形式について、ちょっと面白い話がありました。
ある自治会での話です。

この自治会には「総務部」「安全部」「文化部」など
いくつかの部会があります。
これまでは、それぞれの部の担当者が自由に書類を作成して
回覧にまわしていました。

自治会の会長さんが替わった時、
書類の書式がばらばらなことが気になったのでしょう。
見やすいようにか、書きやすいようにか
その意図は分かりませんが、「書式を統一」しました。

各自治会員の所へ月に2回ほど、
回覧がまわってきます。

全ての書類の書き方が統一され、
用紙もすべて同じ大きさで、
とてもすっきりしています。

ところが町内の一斉清掃の時、集まった人が極端に少なくなりました。
何が起こったのか。

回覧を読まない人が増えたのです。

自治会の中には、パソコンが趣味だという年配の方が
けっこういらっしゃいます。

書式が統一されるまでは、
そのような方が、イラストを書いたり、
写真を載せたり、字を大きくしたり色を付けたり
思い思いに工夫をこらしていました。

ですから多くの書類は
何が書いてあるのか一目でわかりましたし、
読み手の興味をひくものがありました。

ところが書式を統一したために、
文字を大きくしたり色を付けたりすることさえなくなって、
全ての書類が無味乾燥なものになりました。
何のお知らせなのかも、よく見ないと分からない。

このため、忙しい人は読まないし、
細かい字を読むのが大変な年代の人も
きちんと読む気がなくなってしまったのです。

この話を読んで、みなさんはどのようなことを考えましたか?
私は「デザイン」って何のためにあるんだろうということを
改めて考えました。

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