コラム

2014-12-16

初めての幹事さん必見! ゴルフコンペ 企画編

ゴルフが趣味の人ならいざ知らず、例えゴルフが趣味ではなくても、会社の付き合いや取引先などの仕事関係でプレーすることも多いでしょう。
ゴルフをする機会が増えれば増えるほど、ゴルフコンペの幹事をする機会も増えてきます。ゴルフコンペの幹事は、企画から事前の準備、そしてコンペ当日は、受付からコンペのスムーズな進行、そして表彰式まで、これらの運営を一手に引き受けてやらなければなりません、

コンペにはオープンコンペや友人・仲間内コンペ、仕事上の営業コンペ、接待コンペなど様々なものがあります。それぞれに規模が違いますが、内容的にはほとんど変わりません。

初めてゴルフコンペの幹事を任されたはいいけど、何をすればいいの?と困っている方に必見!ゴルフコンペの幹事のシゴトを順を追って細かく紹介していきます。

まずコンペの幹事のシゴトは①企画②準備③当日の運営 と大きく3つに分類されます。
今回は①のコンペ企画について紹介します。参考にしてコンペを大成功させましょう。

コンペ幹事のシゴト企画編

ゴルフコンペの開催日より3か月以上前から行動を起こします。。

①趣旨を決める

ゴルフコンペにはそれぞれに趣旨があります。オープンコンペであれば、コンペを開催する協賛企業の宣伝だったり、仕事上のコンペであれば仕事に関連する業者のつながりが趣旨になったりします。地域のコンペ(市町村)であれば、健康維持などが趣旨になるでしょう。仲間同士のプライベートコンペでも、趣旨を決めて定期的に開催することにより、ゴルフを通じて友好な人間関係を末永く継続していくこともできます。

はじめてのゴルフコンペを企画、そして開催し、今後も定期的に続けていこうと思っているなら、うやむやにせずに「ゴルフコンペの趣旨」をきちんと決めておきましょう。

②参加者を決める

ゴルフコンペの趣旨に沿って、おおよその参加者を把握して「メンバーリスト」を作成しましょう。新歓コンペや接待コンペなど開催目的の明確なコンペの場合は、主賓を中心としたメンバー構成も大切です。
ゴルフコンペ全体を1人でスムーズに進行させるのは大変です。この時点でメンバーリストの中からサポートしてくれる人を探して連絡を入れ、協力を願いでましょう。

③開催日を決める

主要メンバーのスケジュールを中心に、集めたいメンバーが参加しやすい日程で調整します。全員の都合を聞いていては決まりません。確認する優先順位を決めて開催日を決定しましょう。
1.主賓へのヒヤリング ⇒ 都合の良い日を複数日確認します。
2.参加者へのヒヤリング ⇒ 年長者や上司など優先順位を決めてヒヤリングしていきます。主賓の都合日の中で参加しやすい日を調整し開催日を決定します。

開催予定の季節によっては、予約の取りづらい時期もあるため、3カ月以上先の開催日を目処に、早めに調整していきましょう。

④参加者の確認

メンバーリストを元に、メンバーに開催日を伝え、参加の有無を確認しましょう。詳細が決まっていないため、開催日やおおよその開催予定場所などを伝えます。
最近ではメールなどでの確認が一般的ですが、正式な場合は書面で案内しましょう。

⑤予算を決める

おおまかな参加費の予算設定をしましょう。
■プレー費
参加メンバーのレベルにより、選ぶゴルフ場が異なってきます。また、シーズンによってもプレー費は左右されます。

■参加費
表彰式及びパーティーの規模によっても変わってきますが、賞品を含めて参加費は3,000円から5,000円程度が一般的です。

«参加費の主な内訳»
賞品 表彰式及びパーティー費
プレー終了後、同ゴルフ場のパーティー会場にて、表彰式をかねて開催することが主流です。
軽食、ドリンクを含め、一人2,000円前後が一般的ですが、ゴルフ場によってまちまちですので、直接ゴルフ場に相談しましょう。

⑥ゴルフ場の選定

■満足度の高いコースを選ぶ
コンペ割引のあるコースなどをいくつかピックアップし、その中からアクセスなどを考慮に入れ選択しましょう。また、参加者のメンバーコースで行うと予約から段取りまで手伝ってくれるので助かります。うまく協力してもらいましょう。
このように参加メンバーに合わせたゴルフ場を選定するようにしましょう。

■ゴルフ場選定基準
・立地、アクセス
・プレー料金、コンペサービス
・希望日時に空きがあるか
・希望のプレースタイル(キャディー付きかセルフ)
・主賓の希望ゴルフ場
など。

また、コンペの趣旨や参加者に合わせても選ばなければなりません。
・取引先とのコンペ ⇒ 格式の高いキャデイ付きゴルフ場
・年齢層が高い場合 ⇒ 山岳コースを避けたフラットな丘陵コース
・年齢層が若い場合 ⇒ 比較的リーズナブルなゴルフ場


⑦ゴルフ場の予約 大きなコンペは早めの予約を

小さなコンペ(少人数)であれば、ゴルフ場へ多少の無理も交渉できますし、どうしても予約ができないのであれば、他のコースや他の日程に変更することもできます。

しかし、大きなコンペになると難しくなります。開催日はできるだけ参加メンバーが都合のいい日。言い換えればたくさんの参加者が出場できる日になるわけです。必ずその日のゴルフコースの予約を確保しなければなりません。

参加メンバーの都合が良い日は、他のコンペや一般のプレーヤーにも都合が良い日で、早くから予約でいっぱいになっていることがあります。空き枠があっても飛び飛びで予約が入っていたらコンペが予約できません。

10組以上のコンペであれば、5組ずつOut・Inなど別々のコースから同時スタートすることによって、最終組の待ち時間、上がった後の最初の組の待ち時間が短くなります。
例えば8分間隔でのスタート時間であれば、最初の組と最後の組で8分×10組=1時間20分の待ち時間ができます。5組であれば、最初の組と最後の組で8分×5組=40分の待ち時間で済みます。組数が多くなるとそんな配慮も必要になってきます。
ドラコンやニアピンなどの賞には工夫が必要となりますが、コンペの流れをスムーズにする方を優先に考えましょう。

以上のことから予約時期は、大きなコンペになるほど、できるだけ早く予約するようにしましょう。一般のゴルフ場は2ヶ月や3か月前からの予約ですが、それ以前でもゴルフ場への連絡は入れておいて損はありません。予約はできなくても要望があったということを記録してくれるゴルフ場は多々あります。とくに同じコースで定期的に開催する場合は、多少の便宜も図ってくれるかもしれません。

⑧会費の選定

ゴルフコースが決まれば、会費の詳細を決定することができます。
プレー費とパーティー費及びパーティー内容をゴルフ場と交渉して決定し、賞品代を含めた参加費を決めましょう。合わせて会費の徴収方法も決めるようにしましょう。

参加費のみコンペの幹事が徴収し、プレー費は個人で支払うという徴収方法が一般的です。
プレー費や昼食時の追加料金などは、各自でゴルフ場に精算するため、幹事としては手間が省けますのでおすすめです。

プレー費、参加費を一括回収する場合は、グリーンフィ、キャディフィ、昼食代、参加費など、一括で先に回収し、ゴルフ場にはまとめて幹事が精算します。
昼食や飲食代での追加注文などは、別途徴収したり、あらかじめ予算に含んでおく必要があります。

*******************************
まずは、以上までが『コンペの企画段階』となります。
ここまででも相当な労力が必要となります。「コンペの幹事」だからといって一人だけで動かずに、気のおける仲間と協力して進めていくようにしましょう。

⇒次はゴルフコンペ準備編です。
⇒その次はゴルフコンペ当日編です。
⇒参加者は幹事さんに協力しましょう!ゴルフコンペを楽しむための心得マナー
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