コラム

 公開日: 2017-05-16  最終更新日: 2017-06-23

個人情報保護法の改正 全面施行迫る


 いよいよ今月末(5月30日)から改正個人情報保護法が全面施行されます。今までは5000人分以下の個人情報を取り扱う事業者は適用除外でしたが、今回の改正で、この除外要件が撤廃されますので、区分所有者名簿・居住者名簿を作成し利用しているマンション管理組合も「中小規模事業者」となり、個人情報保護法の適用となります。
 昨年11月に個人情報保護委員会が「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン(通則編)」を公表しましたが、「管理組合が具体的にどう対処すべきかがイメージできない」などの意見がマンション業界の各団体や管理会社から寄せられたため、個人情報保護委員会は本年3月に個人情報を取り扱う際の「注意事項」を公表しました。公表されたのは、自治会・同窓会向けの「自治会・同窓会向け 会員名簿を作るときの注意事項(個人情報保護法の改正に伴う対応について)」ですが、管理組合もこの「注意事項」を参考にすれば基本的に大丈夫だということです。この「注意事項」のなかで個人情報収集、保管時のルール等について記載されていますので、管理組合の場合に置き換えてみますと次のようになります。

≪個人情報収集、保管時のルール≫
ステップ① 個人情報を集める前
(利用目的の特定)
個人情報の利用目的をあらかじめ特定すること。たとえば、「居住者名簿を作成し、名簿に掲載される居住者に対して配布するため」と利用目的を特定する必要がある。
ステップ② 本人から個人情報を集めるとき
(利用目的の通知・公表)
本人から書面で個人情報を取得する場合には、取得の際に配布する用紙に利用目的を明示するなどして、本人に対して必ず明示する。
ステップ③ 個人情報を保管しているとき
(安全管理措置)
集めた個人情報の漏えい防止のために、適切な措置を講じる。個人情報資料の保管場所である管理員室や集会室において盗難・紛失等がないように適切に管理する必要がある。また、名簿の配布先の居住者に対して、盗難や紛失、外部流出したりしないように注意を呼び掛けることが重要である。
(保有する個人情報の訂正等)
集めた個人情報の内容に偽りがあった場合に、訂正するための手続きの方法等を本人の知り得る状態におき、請求に応じて訂正する。訂正等に関する問い合わせ先等は、個人情報取得の際の配布用紙に必ず記載しておく。
≪情報を第三者に提供するときのルール≫
(本人の同意の取得)
本人以外の者に個人情報を提供する場合は、あらかじめ本人の同意を得る。「名簿に掲載される居住者に対して配布するため」と伝えた上で任意に個人情報を提出してもらっていれば、同意を得ていることになる。ただし、㋐警察からの照会、㋑災害発生時の安否確認、㋒居住者名簿の印刷を委託した印刷業者への名簿提供の場合には、同意を得る必要はない。
個人情報資料を管理会社に提供する場合には、個人情報取得の際の配布用紙に必ず提供先と提供理由を記載しておくことで居住者の同意を得る。
(提供に関する記録義務)
提供先などを記録し一定期間保管する。名簿に配布先の居住者名が記載されているため、名簿そのものを一定期間保管する必要がある。印刷業者等の委託先については、個人情報を適切に管理できるかどうかを見定めて選定する必要がある。
(委託先の監督)
個人情報を管理会社に提供する場合には、適切な監督を行う。情報の持ち出し禁止、委託した業務以外の利用禁止、返却・廃棄等の事項を記載した書面を管理会社に渡し、適切に保管管理しているかどうかを監督する。

詳しくはこちらをご覧ください。
自治会・同窓会向け 会員名簿を作るときの注意事項
個人情報保護法の基本
はじめての個人情報保護法 ~シンプルレッスン~
個人情報保護法の5つの基本チェックリスト

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