コラム

 公開日: 2013-07-28 

チームで仕事をしていること ~何時でも対応できるために~

こんにちは、司法書士佐井惠子です。
事務所では、仕事の進捗表を共有しています。
今日は、想定外の意識をもって取り組んでくれていたスタッフに感心した。
そんなお話しをします。
ちょっと、自慢話になるかもしれませんが(笑)

一つ一つの事件。
事務所では、相続とか、売買とか、役員変更とかを「事件」という単位で読んでいます。
それを誰が担当するかは、私が、振り分けます。
担当者と私が、複数で、その仕事を把握しているという態勢です。

仕事を振り分ける基準は、人を育てるであったり、業務の流れ具合であったり。
この依頼者の仕事ということであったりするわけです。

具体的には、続けて同じ仕事に取り組みながら、力をつけているときもあれば、
取引の立会に向けて、一から担当して全体の流れを知ってもらいたいと考えてのときもあります。
逆に、準備をしてもらって、それを引き継いで、立会に行くということも勉強になるでしょう。
あるいは、スタッフ同士の担当する仕事量のバランスを考えて。

担当が決まると、なかなか自分が受け持っている仕事以外には関心が向かない。
人が、今、どんなことをしていて、どういう状況か。
知っていて欲しいし、場合によっては、手助けしようかという動きが欲しい。
そう思って、時間をとって、全員で進捗表の確認をしています。

単に、仕事の置き忘れ防止や、私に対して、進捗の報告をするということだけが狙いではありません。
私自身も、手渡した事件に取り組めていないものはないか、
それには理由があるのかどうか。
何かちょっとしたことに躓いていないか、気を付ける手がかりにしています。
長くなりましたが、そんな狙いで進捗表の管理をしています。

取り組み始めて1年と少し。
漸く、表に書きこむことは定着してきました。

週末、主に成年後見業務を担当しているKさんと話をしていました。
登記事件は、Kさんが担当しているところではないので、どうかなと思っていますと、
その進捗表を確認にする時間に、今、どんな事件があって、どういう方の仕事をしているのか、
お名前を覚えておこうとしていますと話してくれました。
電話を受けるときに、上手く対応できるようにと。

そんなことまで期待していなかったのですが、本当に、高い意識で取り組んでくれていました。

そして、この話し合いから一日置いて、
複数で担当していることを依頼者にもっとお知らせしてくべきだったという反省と、
進捗表を活用して、事務所のチーム力を上げるアイデアが出てきました。
月曜日、早速、話してみましょう。
その結果は、また後日に。

笑顔の和が広がりますように

司法書士佐井惠子
http://sai-shihou.jp

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