コラム

 公開日: 2014-04-21 

登記申請時に、取締役会議事録を残さない方法

こんにちは、司法書士佐井惠子です。
取締役会議事録には、議事の経過の要領や結果、議案によっては、取締役の発言内容まで
記録しています。
会社の登記手続きのため、機密情報が記載されている取締役会議事録を預かる場合もあり、取扱いには神経を使います。
取締役会議事録を登記用に別に作成しないといけないでしょうか?と質問いただくことがあります。

株主の取締役会議事録閲覧請求権は強い権利です。
会社は、株主から求められれば、取締役会議事録をいつでも開示しなければなりません。
例外は、業務監査権限のある監査役を置いている会社や委員会を設置している会社です。
この場合は、裁判所の許可がなければ閲覧できません。

役員または執行役の責任追及をしようとする債権者においても、
裁判所の許可を得て、初めて、閲覧請求をすることができます。

質問のご担当者は、取締役会議事録に機密事項の記載があるので、
登記用に、もう一つ議事録を作ろうかと考えられたのでしょう。
裁判所の許可と比べれば、法務局で登記申請の添付書類として提出された取締役会議事録を閲覧する方が、
利害関係があると説明すれば閲覧できてしまうので、ずっとハードルは低いのです。

佐井司法書士事務所では、機密事項かどうかに限らず、個別の役員の報酬月額や、
重要な財産の契約締結承認決議の内容など、どうかなと思う内容については、
登記事項と直接関係がないので、原本はいったん提出しますが、
法務局に残る書類は、登記事項に関係する部分だけを残したコピーとしています。

そんな説明をすると、ならばと、登記用取締役会議事録を作る必要はないという結論に。

普段から、議事録は過不足なく、そして、扱いは慎重に。
そう思って、業務に取り組んでいます。

笑顔の和が広がりますように
司法書士 佐井惠子
http://www.sai-shihou.jp

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