コラム

 公開日: 2018-02-19 

ひな形で出張旅費規程を作成する前に確認しておくべきことは?

役員や社員が国内外へ出張する機会がある会社も多いと思いますが、出張時の社内ルールは明確になっているでしょうか?

今回は、いきなり旅費規程を作成するのはハードルが高いと思われている方やそろそろ改正が必要だけどなかなか取り掛かれていない方のために、「出張時の社内ルールづくりの概要」を『①どんな時に、②いくら』という視点を交えてお伝えしていきます。

まず、『①どんな時に』ですが、これは言い換えると「出張旅費の対象となる出張とはどんな出張か?」を明確にすることです。一般的には、日帰り出張、宿泊出張、特別出張などに区分し、それぞれの定義を明確にしていきます。例えば、「日帰り出張は勤務地より片道〇Kmを超す地域で宿泊を要しない出張」「宿泊出張は勤務地より片道〇Kmを超す地域で宿泊を要する出張」「特別出張は教育・研究のための出張」などの定義が考えられます。

そして、『②いくら』について、これはつまり「出張に関してどんな経費・手当をいくら支給するか?」を検討していきます。一言で旅費と言っても、交通費、宿泊費、日当、旅費雑費などに種類分けされていることが一般的です。また、役員や管理職、一般職で乗り物のグレードや旅費の金額に差を設けているケースも多くあります。

まずは上記『①どんな時に、②いくら』という視点から「出張時の社内ルール」の基礎固めをしてみてください。

その他の検討事項としては、出張時の経路、研修時の支給調整(研修費用に宿泊費が含まれている場合などの際の調整)、出張時の災害・残業・休日出勤の取扱い、出張前後の手続き(仮払い、報告、精算)などがあります。

また、海外出張の場合は、海外の区分、支度料や渡航手続き費用、出張中の保険に関する保険料なども検討します。

以上、各企業によって出張の定義や旅費の種類・金額は様々ですが、今回お伝えした出張時の社内ルールづくりの概要を把握しておくことで、旅費規程も作成しやすくなると思います。

参考にしてみてくださいね。

「自社の場合、どんなルールが決まっていればスムーズな出張対応が可能になるか?」を起点に考えるのがポイントです(^^)

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