コラム

 公開日: 2012-11-14  最終更新日: 2014-05-23

【ご存知でしたか?帳簿の保存期間と保存方法について】

【ご存知でしたか?帳簿の保存期間と保存方法について】

少しずつ寒くなってきましたね。
年末が近づくにつれ、大掃除や年越し準備など、
いろいろとすべきことが気になってくる今日この頃ですが
皆様の事務所でも、そろそろ書類の整理等始めなくては…と
焦り始めることが多いのではないでしょうか?

一口に書類といっても、その種類は豊富ですので、それぞれの法律に則った保存期間や、
場合によっては保存の仕方も決められています。

今回は、知らなかったでは済まされない「帳簿の保存期間」についてお話したいと思います。

中川会計では、お客様にとって有用な情報提供を常に心がけております。
今回の帳簿の保存要件についても、その期間と方法とをしっかりと把握したうえで、
うっかり破棄してしまった後で激しく後悔しないよう過ごしたいものですね。


よく聞かれる質問で代表格に上げられるものとして、

「請求書や領収書って、いつまで保管しとかなきゃいけないの?」があります。

さて、皆様はどんな答えになると思いますか?

答えは、税務上における青色申告の届出を提出している法人・個人であれば、「7年間」
となります。

一方、会社法上も規定がされており、
「株式会社は、10年間、会計帳簿や事業に関する重要な資料を保存しなければならない」とされています。(会社法432条)

ですので基本的に会計帳簿類の保存期間は、株式会社であれば10年間、
そうでなければ7年間の保存と考えたらよいことになります。

該当する帳簿の書類には次のものが挙げられます。

1.仕訳帳、総勘定元帳並びに資産、負債及び資本に影響を及ぼす一切の取引に関して作成されたその他の帳票

2.棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに計算、整理又は決算に関して作成されたその他の書類

3.取引に関して相手方から受け取った注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し

(ただし、個人事業者については、3.の書類のうち、現金預金取引等関係書類に該当する書類以外のものについては、5年間となります。)

先述の例だと3.がこれに該当しますね。

また、保存期間の起算日ですが、次のようになります。

1.法人 帳簿…事業年度終了の日の翌日から2ヶ月を経過した日から
      書類…作成又は受領の日の属する事業年度終了の日の翌日から2ヶ月を経過した日から

(※確定申告書の提出期限の延長の特例の適用を受けている場合には、2ヶ月にその延長に係る月数の期間を加えた期間とされ、清算中の内国法人について残余財産が確定した場合には1ヶ月とされます。)

2.個人 帳簿…作成した年の翌年3月15日の翌日から
      書類…作成又は受領の日の属する年の翌年3月15日の翌日から



ところで、青色申告の届出を提出していない方(=白色申告を行っている方)であっても、
前年及び前々年の過去2年間で事業所得等の合計額が300万円超の方は、
記帳を行ったり、帳簿を保存することが義務付けられています。

税制改正により、この要件が拡大されることになり、平成26年1月から

「事業所得、不動産所得又は山林所得を生ずべき業務を行う全ての方」について、

所得金額や申告の有無に限らず、記帳を行ったり、帳簿等の保存が義務付けられることになりました。

まだ先の話ではありますが、帳簿の保存と共に「記帳すること」も要件に入ってくるため、
今後この要件に該当する方は、どのような書類をもとにどのように記帳するかを早めに確認し
決めておかなくてはならないですね。

また、消費税の課税事業者である方は、本則課税を選択しているのであれば
青色・白色申告の区別なく、規定の要件に則った帳簿の保管をしていなくてはなりません。

こちらの消費税に関する帳簿の作成と保存については、また別の機会にお話ししたいと思います。

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